1. What FlowingCare Does

1. Follow-Up Organization Utility: FlowingCare is an administrative productivity tool. It helps businesses track customer follow-up schedules, view daily reminder queues, and generate convenient, pre-filled WhatsApp web links (wa.me).
2. You Send Every Message: FlowingCare does not send messages directly from its servers. When you click a reminder link, it opens WhatsApp on your own device. You personally review and choose whether to send, edit, or cancel the message.
3. Business Use Only: FlowingCare is licensed exclusively for legitimate commercial, professional, and clinical businesses. It is not licensed for private consumer or household use.

2. Accounts, Team Logins & Security

1. Eligibility: You confirm that your business is legitimately registered, that all users are at least 18 years old, and that your account details are accurate.
2. Team Allocation: Each business account allows up to ten (10) authorized team members. Accounts may not be shared; every team member must have their own unique login. You are responsible for all actions taken under your team logins.
3. Revoking Access: You must immediately remove access for any staff member or contractor who leaves your organization.
4. Account Security: You are responsible for keeping your login credentials confidential. Notify us promptly at support@flowingcare.com if you suspect unauthorized access.

3. Data Protection & Your Legal Responsibilities

1. Roles Under PDPA: For all Customer Data entered into FlowingCare, you are the Data Controller (Data User) under the Malaysian Personal Data Protection Act 2010 (PDPA). We act strictly as your Data Processor.
2. Our Commitments as Data Processor:
   • We process customer records strictly on your instructions to deliver the Platform.
   • We ensure Company personnel with system access are bound by confidentiality.
   • We maintain industry-standard security safeguards to protect your records.
   • If we confirm a data breach affecting your records, we will notify you within forty-eight (48) hours.
   • When your account terminates, we permanently delete your data in accordance with Section 9.
3. Your Promises to Us:
   • You warrant that you have obtained all necessary legal permissions and customer consents before entering customer details into FlowingCare.
   • You warrant that you have obtained explicit consent before recording health-related reminders.
   • You agree to promptly honor any customer request to opt out of WhatsApp communications or delete their records.

4. WhatsApp & Third-Party Messaging

1. No Affiliation with WhatsApp or Meta: FlowingCare is an independent software tool. We are not endorsed by, sponsored by, or affiliated with WhatsApp LLC or Meta Platforms, Inc.
2. Compliance with Messaging Rules: You send messages using your own phone numbers and WhatsApp accounts. You are solely responsible for following WhatsApp’s Business Policies and spam regulations.
3. No Liability for Account Restrictions: The Company is not responsible or liable if WhatsApp or a telecommunications carrier restricts, suspends, or bans your phone number or WhatsApp account.

5. Free Trial, Billing & Subscriptions

1. 14-Day Free Evaluation: New accounts receive an automatic 14-day free trial without requiring credit card details. When the trial ends without upgrading, access to the Platform is suspended until you subscribe; your records are kept until they are deleted under Section 9.
2. Currency & Auto-Renewal: Subscriptions are billed in Malaysian Ringgit (MYR) on a recurring monthly or annual basis via our secure payment gateway. Subscriptions renew automatically until cancelled.
3. Subscribing During a Trial: Subscribing during your 14-day trial preserves your remaining trial days; your first payment is charged only after your trial period concludes.
4. Plan Changes & Referral Codes: Switching between monthly and annual plans takes effect at your next billing cycle. A referral code can only be entered at your first checkout; it cannot be added later, including when reactivating a cancelled subscription. Once applied, the referral discount continues to apply to renewals, plan changes, and any later resubscription.
5. 14-Day Money-Back Guarantee: If you are unsatisfied with your first paid subscription, you may request a 100% full refund within fourteen (14) calendar days of your initial payment by emailing support@flowingcare.com. Renewal payments are non-refundable.

6. Intellectual Property & Acceptable Use

1. Ownership: The Company retains all rights in FlowingCare, including its design, code, databases, and branding. You retain full ownership of your customer lists and reminder records.
2. License: We grant you a limited, revocable, non-exclusive license to use the Platform for your internal business operations during your active subscription.
3. Restrictions: You agree not to copy, reverse-engineer, decompile, resell, or scrape the Platform, or attempt to compromise our security architecture.

7. Disclaimers & Limitation of Liability

TO THE FULLEST EXTENT PERMITTED UNDER MALAYSIAN LAW:

1. "As Is" Service: The Platform is provided on an "as is" and "as available" basis without warranties of any kind. We do not guarantee business outcomes, customer attendance, or revenue growth.
2. No Indirect Damages: IN NO EVENT SHALL THE COMPANY, ITS DIRECTORS, OR STAFF BE LIABLE FOR ANY INDIRECT, SPECIAL, INCIDENTAL, OR CONSEQUENTIAL LOSSES—INCLUDING LOST CLINICAL REVENUE, LOST APPOINTMENTS, OR WORK STOPPAGE.
3. Maximum Liability Cap: OUR TOTAL AGGREGATE LIABILITY FOR ALL CLAIMS RELATING TO THE PLATFORM IS STRICTLY LIMITED TO THE GREATER OF:
   • (A) THE TOTAL SUBSCRIPTION FEES YOU PAID US IN THE TWELVE (12) MONTHS PRECEDING THE CLAIM; OR
   • (B) THE SUM OF RINGGIT MALAYSIA SEVENTY-NINE (RM 79.00).

8. Indemnity

You agree to defend and hold harmless the Company and its staff against any third-party claims, fines, or legal costs arising from:

1. Your breach of these Terms.
2. Adding customer data into the Platform without required legal notice or consent.
3. The content of any WhatsApp messages you send.
4. Violations of WhatsApp policies or telecommunications regulations.
5. Patient care disputes, missed clinical follow-ups, or medical malpractice claims as detailed in Section 11.

9. Cancellation, Termination & 60-Day Data Deletion

1. Cancel Anytime: You can cancel your subscription at any time through your dashboard or by emailing support@flowingcare.com. Cancellation stops future billing, and access continues through your paid term.
2. 60-Day Permanent Purge:
   • After a paid subscription ends, the account becomes Read-Only. If a trial expires without subscribing, access is suspended until you subscribe.
   • No earlier than sixty (60) days after the subscription ends or the trial expires, the account and all customer lists, reminder histories, and team logins are permanently and irreversibly wiped from our live systems.
   • We will send an automated warning email at least seven (7) days before permanent deletion occurs.
   • Deleted records cannot be recovered. If you need a copy of your records, contact support@flowingcare.com before the deletion date.

10. Updates to Terms & Dispute Resolution

1. Updates to Terms: We may revise these Terms by updating the date above. For major changes affecting your rights, we will provide at least thirty (30) days' notice. If you do not agree to a major change, you may cancel your subscription before it takes effect for a pro-rata refund of any prepaid, unused fees.
2. Informal Dispute Resolution First: Before initiating formal legal proceedings, both parties agree to attempt in good faith to resolve any dispute through informal executive discussions for at least thirty (30) days following written notice.
3. Governing Law: These Terms are governed exclusively by the laws of Malaysia, and subject to the exclusive jurisdiction of the courts of Malaysia.

11. Additional Terms for Clinics & Healthcare Providers

1. NOT an Electronic Medical Record (Non-EMR): FlowingCare is an administrative reminder organizer. It is NOT an Electronic Medical Record (EMR) system, a clinical diagnostic tool, or a safety-critical alert system. It must never be used to store clinical notes, medical examination charts, prescriptions, or laboratory results.
2. Independent Clinical Recall Systems Required: Healthcare providers must maintain their own primary, professional medical recall and patient follow-up procedures. We accept zero liability for missed medical treatments, delayed diagnoses, or patient non-attendance.
3. Sensitive Health Data: Reminder categories may imply health information under the PDPA. You warrant that you have obtained explicit consent from patients and agree to keep reminder names general.
4. Medical Malpractice Indemnity: The indemnity you provide under Section 8 explicitly covers any medical malpractice claims, diagnostic delays, patient care disputes, or medical claims brought by your patients.

1. Fungsi FlowingCare

1. Utiliti Pengurusan Susulan: FlowingCare ialah alat produktiviti pentadbiran. Ia membantu perniagaan menjejaki jadual susulan pelanggan, melihat senarai peringatan harian, dan menjana pautan web WhatsApp yang telah diisi awal secara mudah (wa.me).
2. Anda Menghantar Setiap Mesej: FlowingCare tidak menghantar mesej terus daripada pelayannya. Apabila anda menekan pautan peringatan, ia membuka aplikasi WhatsApp pada peranti anda sendiri. Anda menyemak dan memilih sendiri sama ada hendak menghantar, mengedit, atau membatalkan mesej tersebut.
3. Kegunaan Perniagaan Sahaja: FlowingCare dilesenkan secara eksklusif untuk perniagaan komersial, profesional, dan klinikal yang sah. Ia tidak dilesenkan untuk kegunaan pengguna persendirian atau domestik.

2. Akaun, Log Masuk Pasukan & Keselamatan

1. Kelayakan: Anda mengesahkan bahawa perniagaan anda didaftarkan secara sah, semua pengguna berumur sekurang-kurangnya 18 tahun, dan maklumat akaun anda adalah tepat.
2. Peruntukan Pasukan: Setiap akaun perniagaan membenarkan sehingga sepuluh (10) orang ahli pasukan yang diberi kuasa. Perkongsian akaun adalah dilarang; setiap ahli pasukan mesti mempunyai log masuk unik sendiri. Anda bertanggungjawab atas semua tindakan yang diambil di bawah akaun pasukan anda.
3. Membatalkan Akses: Anda mesti membatalkan akses dengan serta-merta bagi mana-mana kakitangan atau kontraktor yang meninggalkan organisasi anda.
4. Keselamatan Akaun: Anda bertanggungjawab untuk memastikan kerahsiaan kelayakan log masuk anda. Beritahu kami dengan segera di support@flowingcare.com jika anda mengesyaki sebarang akses tanpa kebenaran.

3. Perlindungan Data & Tanggungjawab Undang-undang Anda

1. Peranan di Bawah APDP: Bagi semua Data Pelanggan yang dimasukkan ke dalam FlowingCare, anda ialah Pengguna Data (Pengawal Data) di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (APDP) Malaysia. Kami bertindak semata-mata sebagai Pemproses Data anda.
2. Komitmen Kami sebagai Pemproses Data:
   • Kami memproses rekod pelanggan semata-mata mengikut arahan anda untuk menyediakan Platform.
   • Kami memastikan kakitangan Syarikat yang mempunyai akses sistem terikat dengan kewajipan kerahsiaan.
   • Kami mengekalkan standard keselamatan industri untuk melindungi rekod anda.
   • Jika kami mengesahkan pelanggaran keselamatan data yang menjejaskan rekod anda, kami akan memberitahu anda dalam tempoh empat puluh lapan (48) jam.
   • Apabila akaun anda ditamatkan, kami memadam data anda secara kekal mengikut Seksyen 9.
3. Jaminan Anda kepada Kami:
   • Anda menjamin bahawa anda telah memperoleh semua kebenaran undang-undang dan persetujuan pelanggan yang diperlukan sebelum memasukkan butiran pelanggan ke dalam FlowingCare.
   • Anda menjamin bahawa anda telah memperoleh persetujuan nyata sebelum merekodkan peringatan yang berkaitan dengan kesihatan.
   • Anda bersetuju untuk menghormati dengan segera sebarang permintaan pelanggan untuk menarik diri daripada komunikasi WhatsApp atau memadam rekod mereka.

4. WhatsApp & Pemesejan Pihak Ketiga

1. Tiada Gabungan dengan WhatsApp atau Meta: FlowingCare ialah perisian bebas. Kami tidak disahkan oleh, ditaja oleh, atau bergabung dengan WhatsApp LLC atau Meta Platforms, Inc.
2. Pematuhan Terhadap Peraturan Pemesejan: Anda menghantar mesej menggunakan nombor telefon dan akaun WhatsApp anda sendiri. Anda bertanggungjawab sepenuhnya untuk mematuhi Dasar Perniagaan WhatsApp dan peraturan kawalan spam.
3. Tiada Liabiliti bagi Sekatan Akaun: Syarikat tidak bertanggungjawab sekiranya WhatsApp atau penyedia telekomunikasi menyekat, menggantung, atau membatalkan nombor telefon atau akaun WhatsApp anda.

5. Percubaan Percuma, Pengebilan & Langganan

1. Penilaian Percuma 14 Hari: Akaun perniagaan baharu menerima percubaan percuma selama 14 hari secara automatik tanpa memerlukan butiran kad kredit. Apabila tempoh percubaan tamat tanpa menaik taraf, akses kepada Platform akan digantung sehingga anda melanggan; rekod anda disimpan sehingga dipadam mengikut Seksyen 9.
2. Mata Wang & Pembaharuan Automatik: Langganan dibilkan dalam Ringgit Malaysia (MYR) secara berulang secara bulanan atau tahunan melalui gerbang pembayaran selamat kami. Langganan diperbaharui secara automatik sehingga dibatalkan.
3. Melanggan Semasa Percubaan: Melanggan semasa percubaan 14 hari mengekalkan baki hari percubaan anda; bayaran pertama hanya akan dicaj selepas tempoh percubaan anda tamat sepenuhnya.
4. Perubahan Pelan & Kod Rujukan: Peralihan antara pelan bulanan dan tahunan berkuat kuasa pada kitaran pengebilan anda yang seterusnya. Kod rujukan hanya boleh dimasukkan semasa pembayaran pertama anda; ia tidak boleh ditambah kemudian, termasuk semasa mengaktifkan semula langganan yang telah dibatalkan. Setelah digunakan, diskaun rujukan terus terpakai bagi pembaharuan, perubahan pelan, dan sebarang langganan semula selepas itu.
5. Jaminan Wang Dikembalikan 14 Hari: Sekiranya anda tidak berpuas hati dengan langganan berbayar pertama anda, anda boleh meminta bayaran balik penuh 100% dalam tempoh empat belas (14) hari kalendar dari tarikh pembayaran awal anda dengan menghantar e-mel ke support@flowingcare.com. Bayaran pembaharuan seterusnya tidak boleh dikembalikan.

6. Harta Intelek & Penggunaan yang Diterima

1. Pemilikan: Syarikat memegang semua hak milik dalam FlowingCare, termasuk reka bentuk, kod program, pangkalan data, dan jenamanya. Anda mengekalkan pemilikan penuh ke atas senarai pelanggan dan rekod peringatan anda.
2. Lesen: Kami memberi anda lesen terhad, boleh dibatalkan, dan bukan eksklusif untuk menggunakan Platform bagi operasi perniagaan dalaman anda sepanjang tempoh langganan aktif anda.
3. Sekatan: Anda bersetuju untuk tidak menyalin, membuat kejuruteraan terbalik, menyahhimpun, menjual semula, atau mengikis Platform, atau cuba menjejaskan struktur keselamatannya.

7. Penafian & Had Liabiliti

SETAKAT YANG DIBENARKAN SEPENUHNYA DI BAWAH UNDANG-UNDANG MALAYSIA:

1. Perkhidmatan "Sebagaimana Adanya": Platform ini disediakan atas dasar "sebagaimana adanya" dan "sebagaimana tersedia" tanpa sebarang jaminan. Kami tidak menjamin hasil perniagaan, kehadiran pelanggan, atau peningkatan pendapatan.
2. Tiada Ganti Rugi Tidak Langsung: SYARIKAT, PENGARAH, ATAU KAKITANGANNYA TIDAK SEKALI-KALI BERTANGGUNGJAWAB BAGI SEBARANG KERUGIAN TIDAK LANGSUNG, KHAS, SAMPINGAN, ATAU LANJUTAN—TERMASUK KEHILANGAN PENDAPATAN KLINIK, TEMU JANJI YANG TERLEPAS, ATAU GANGGUAN OPERASI.
3. Had Liabiliti Maksimum: JUMLAH LIABILITI KESELURUHAN KAMI UNTUK SEMUA TUNTUTAN BERKAITAN DENGAN PLATFORM INI ADALAH TERHAD SECARA KETAT KEPADA JUMLAH YANG LEBIH BESAR ANTARA:
   • (A) JUMLAH YURAN LANGGANAN YANG TELAH ANDA BAYAR KEPADA KAMI DALAM TEMPOH DUA BELAS (12) BULAN SEBELUM TUNTUTAN TIMBUL; ATAU
   • (B) JUMLAH SEBANYAK RINGGIT MALAYSIA TUJUH PULUH SEMBILAN (RM 79.00).

8. Ganti Rugi (Indemniti)

Anda bersetuju untuk melindungi dan melepaskan Syarikat serta kakitangannya daripada sebarang tuntutan pihak ketiga, denda, atau kos guaman yang timbul daripada:

1. Pelanggaran anda terhadap Terma ini.
2. Memasukkan data pelanggan ke dalam Platform tanpa notis atau persetujuan undang-undang yang sah.
3. Kandungan mana-mana mesej WhatsApp yang anda hantar.
4. Pelanggaran dasar WhatsApp atau peraturan telekomunikasi oleh anda.
5. Pertikaian penjagaan pesakit, kelewatan rawatan, atau tuntutan kecuaian perubatan (malpraktik) seperti yang diperincikan dalam Seksyen 11.

9. Pembatalan, Penamatan & Pemadaman Data 60 Hari

1. Batal pada Bila-bila Masa: Anda boleh membatalkan langganan anda pada bila-bila masa melalui papan pemuka anda atau dengan menghantar e-mel ke support@flowingcare.com. Pembatalan akan menghentikan pengebilan masa hadapan, dan akses akan berterusan sehingga tamat tempoh berbayar semasa anda.
2. Pemadaman Kekal 60 Hari:
   • Selepas langganan berbayar tamat, akaun akan bertukar kepada status Baca Sahaja. Jika tempoh percubaan tamat tanpa melanggan, akses akan digantung sehingga anda melanggan.
   • Tidak lebih awal daripada enam puluh (60) hari selepas langganan tamat atau tempoh percubaan tamat, akaun tersebut dan semua senarai pelanggan, sejarah peringatan, dan log masuk pasukan akan dipadam secara kekal dan tidak boleh dipulihkan daripada sistem langsung kami.
   • Kami akan menghantar e-mel amaran automatik sekurang-kurangnya tujuh (7) hari sebelum pemadaman kekal dilaksanakan.
   • Rekod yang telah dipadam tidak boleh dipulihkan. Jika anda memerlukan salinan rekod anda, sila hubungi support@flowingcare.com sebelum tarikh pemadaman.

10. Kemas Kini Terma & Penyelesaian Pertikaian

1. Kemas Kini Terma: Kami boleh meminda Terma ini dengan mengemas kini tarikh di atas. Untuk perubahan besar yang menjejaskan hak anda, kami akan memberi notis sekurang-kurangnya tiga puluh (30) hari. Jika anda tidak bersetuju dengan perubahan besar tersebut, anda boleh membatalkan langganan anda sebelum ia berkuat kuasa untuk menerima bayaran balik pro-rata bagi sebarang yuran yang belum digunakan.
2. Penyelesaian Pertikaian Secara Tidak Rasmi Dahulu: Sebelum memulakan prosiding undang-undang rasmi, kedua-dua pihak bersetuju untuk mencuba dengan niat baik menyelesaikan sebarang pertikaian melalui perbincangan eksekutif secara tidak rasmi selama sekurang-kurangnya tiga puluh (30) hari selepas notis bertulis diserahkan.
3. Undang-undang Mentadbir: Terma ini ditadbir secara eksklusif oleh undang-undang Malaysia, dan tertakluk kepada bidang kuasa eksklusif mahkamah di Malaysia.

11. Terma Tambahan untuk Klinik & Penyedia Penjagaan Kesihatan

1. BUKAN Rekod Perubatan Elektronik (Bukan EMR): FlowingCare ialah pengatur peringatan pentadbiran. Ia BUKAN sistem Rekod Perubatan Elektronik (EMR), alat diagnostik klinikal, atau sistem amaran kecemasan. Ia dilarang sama sekali digunakan untuk menyimpan nota klinikal, carta pemeriksaan perubatan, preskripsi, atau keputusan ujian makmal.
2. Sistem Panggilan Semula Klinikal Bebas Diperlukan: Penyedia penjagaan kesihatan mesti mengekalkan prosedur panggilan semula pesakit dan tindakan susulan perubatan utama mereka yang bebas dan profesional. Kami tidak menanggung sebarang liabiliti bagi rawatan perubatan yang terlepas, kelewatan diagnosis, atau ketidakhadiran pesakit.
3. Data Kesihatan Sensitif: Kategori peringatan mungkin mendedahkan maklumat kesihatan di bawah APDP. Anda menjamin bahawa anda telah memperoleh persetujuan nyata daripada pesakit dan bersetuju untuk memastikan nama peringatan kekal umum.
4. Ganti Rugi Malpraktik Perubatan: Perlindungan ganti rugi yang anda berikan di bawah Seksyen 8 merangkumi secara nyata sebarang tuntutan kecuaian perubatan, kelewatan diagnostik, pertikaian penjagaan pesakit, atau tuntutan perubatan yang dikemukakan oleh pesakit anda.